出國留學 如何給招生官寫一封得體的郵件

對于申請出國留學的同學來說，少不了和學校的錄取辦公室打交道，而最常用最便捷的方式就是寫郵件。雖然回復郵件的招生官不一定就是負責錄取的招生官，但給學校留下好的第一印象還是非常重要的。

首先郵件的主題應該盡量簡短，切記不要空著不填。沒有主題的郵件雖然不太至于被忽略，但這樣給人的第一印象不好，有匆忙潦草之感。如果是緊急事宜，建議使用urgent、help之類的短語，簡潔但顯眼。

其次，在稱呼上，先確定學校網站上的聯(lián)系信息里有沒有聯(lián)系人的名字。如果有，強烈建議直接以該聯(lián)系人姓名，比如用Dear Mr.McKinney代替泛泛的Dear Sir or Madam。當然，如果學校沒有提供，則最好使用Dear Sir or Madam，或To Whom It May Concern。這里還有一個小技巧，一般大學工作和教職人員都有自己的郵箱，絕大多數(shù)和本人的姓氏有關，比如以姓氏和名字的部分組成。

接下來是正文部分，還是一定要本著簡練的原則。因為招生辦公室的人一天都要看很多這樣的來信，過于冗長繁瑣的郵件讓人本能反應就不舒服。而條理清晰、簡潔明了的信會讓對方在回答中容易透露出更多的信息。

正文的重點是邏輯清晰、條理清楚。這點不是很容易做到，因為一般我們有問題的時候才需要聯(lián)系學校，而這種情況往往讓我們心情焦慮，恨不得一下子把事情全部說清楚。但越這么想越容易把事情越說越糊涂。因此在寫email前，應該把事情理一遍，最好跳出來在旁觀者的角度上看問題，前因后果都要想清楚。

為什么會出現(xiàn)問題？它是什么原因造成的？一定要交代一下背景，如果一上來就是問題會讓人摸不著頭腦；但也不要走另外一個極端，在急急忙忙講了一大堆事情后，什么問題都沒問就結尾了。這樣學校的負責人會不知所措，給出的建議的質量也要大打折扣。所以記得把事情陳述清楚以后，把問題清晰地羅列下來，這樣方便別人一一作答，郵件的目的才能達到。

在羅列問題時候，最好也不要一股腦兒都搬上去，一下十多條問題會嚇到對方。最好的策略是，先從最緊要的問題開始，一封郵件里不超過3個問題。問題歸納得井井有條，忌重復，忌泛泛而談。這樣得到的答案才是最有效的。

最后，記住在結尾部分另起一行寫With my best regards。如果逢年過節(jié)或者趕上周末，可以加上一句祝福，這樣會讓人覺得心情愉快。

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